Intunex Oy

HR ja Enterprise 2.0

HR ja Enterprise 2.0 – sosiaalisen teknologian haasteet ja mahdollisuudet yrityksissä henkilöstöjohtamisen näkökulmasta

Sosiaalisen median läpimurrosta on povattu suurinta sosiaalista ja teknologista muutosta sitten teollisen vallankumouksen. Vaikka puhe vallankumouksesta olisi liioittelua, on selvää, että erilaiset sosiaalisen median palvelut ovat vaikuttaneet siihen, miten ihmiset viestivät, verkostoituvat ja jakavat tietoa keskenään. Tästä huolimatta yritykset ovat vasta heräämässä sosiaalisen median kutsuun.

Niissä yrityksissä, joissa sosiaalisen median kutsuun on herätty, se on nähty lähinnä markkinointiviestintään kuuluvaksi asiaksi. Kuitenkin sosiaalisessa mediassa on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta ja yhteistyöstä, joka ulottuu kaikkeen yrityksessä tapahtuvaan toimintaan. Silloin kun puhutaan sosiaalisen median ja siihen liittyvien toimintatapojen soveltamisesta yrityksissä laajemminkin kuin markkinoinnissa, voidaan käyttää termiä “enterprise 2.0”.

Käyttötarkoituksesta huolimatta sosiaalinen media on vaikea pala perinteisille organisaatioille. Siinä missä sosiaalisessa mediassa ihmiset voivat verkostoitua ja jakaa tietoa vapaasti, organisaatioissa tämä on tarkasti kontrolloitua ja ylhäältä alas johdettua. Sosiaalinen media pakottaa organisaatioita muuttumaan toimintatapojaan läpinäkyvämmäksi, avoimemmaksi ja vuorovaikutteisemmaksi. Näiden toimintatapojen kehittäminen yrityksissä kuuluu monelta osin henkilöstöjohdon eli HR:n toimialueelle.

Knowledge management ja tiedon hallinnan ongelma

Maailmassa jossa ihmiset verkostoituvat ja jakavat tietoa vapaasti, yritysten täytyy olla entistä joustavampia ja nopeampia. Käytännössä kaikki isot organisaatiot ovat kuitenkin jäykkiä ja hitaita: tieto ei kulje ja valtava määrä osaamista jää hyödyntämättä. Samaan aikaan yrityksiin on jo toistakymmentä vuotta viritetty toinen toistaan järeämpiä intranetteja, tietopankkeja ja dokumentinhallinta-järjestelmiä. Miksi nämä järjestelmät eivät ole ratkaisseet tiedon kulun ja osaamisen liikkumisen ongelmia? Syy on yksinkertainen: niitä ei ole suunniteltu siihen.

Perinteiset tietojärjestelmät on suunniteltu tiedon hallinnoimiseen ja varastoimiseen, ei tiedon jakamiseen tai sen yhteiskehittelyyn, saati ihmisten väliseen vuorovaikutukseen, verkostoitumiseen tai yhteistyöhön. Tietojärjestelmien tarkoitus on vahvistaa olemassa olevia organisaatiorakenteita sen sijaan, että ne antaisivat tilaa uusien verkostojen ja kanavien syntymiselle. Tästä syystä valtaosa tietotyössä käytetty aika tuhraantuu edelleen sähköposteihin ja dokumentteihin, joissa tieto välittyy vain pienessä rajatussa piirissä. Jos sama tieto tuotettaisiin ja jaettaisiin avoimemmin, esimerkiksi wikeissä, tieto välittyisi huomattavasti tehokkaammin.

Sosiaalisen median lupaus: antamalla enemmän

Organisaatioilla on selkeä ongelma: miten saisimme tiedon liikkumaan ja oikeat ihmiset keskustelemaan, jakamaan tietoa, tekemään yhteistyötä ja auttamaan toisiaan? Kysymys on paradoksaalinen. Eikö sosiaalinen media ole osoittanut, että ihmiset haluavat jakaa tietoa, tehdä yhteistyötä ja auttaa toisiaan? Miksi työntekijät eivät tee sitä?

Kenties suurin haaste on tehdä työntekijöistä ihmisiä. Yrityksissä vallalla olevat johtamisjärjestelmät ja kontrollointi ajaa ihmiset poteroihinsa ja pelkäämään oman paikkansa puolesta. Tällaisessa ympäristössä tiedon jakaminen, yhteistyö ja toisten auttaminen ei ole motivoivaa. Jotta tieto ja osaaminen lähtisivät liikkeelle, olisi aivan keskeistä rakentaa sellaisia työympäristöjä, jotka tukevat paremmin ihmisten välistä yhteistyötä. Sen lisäksi, että työntekijöille tulisi tarjota avoimia ja joustavia viestintäympäristöjä, jotka antavat tilaa yhteistyölle, yhteistyöstä olisi tehtävä myös palkitsevampaa.

Avoimessa viestintäympäristössä tarvitaan uudenlaista johtamista. Johtaja tarvitsee ennen kaikkea kykyä innostua ja innostaa muita. Jotta ihmiset lähtevät mukaan, he tarvitsevat sanoman, joka innostaa osallistumaan. Johtajan on osattava vastata kysymykseen miksi ennen kuin vastataan kysymykseen mitä ja miten. Parhaimmillaan se voi olla avoin kutsu innostumaan yhdessä ja tekemään maailmasta parempi paikka. On selvää, että tähän vaadittava läpinäkyvyys ja avoimuus eivät kaikille yrityksille sovi. Varsinkin sellaiset yritykset, joiden toiminta ei kestä päivänvaloa, eivät voi menestyä sosiaalisessa mediassa.

Miten lähteä liikkeelle?

Menossa oleva sosiaalisen median ja siihen liittyvien toimintatapojen aiheuttama murros on väistämätön ja yritysten kannalta radikaali. Kun yritykset oppivat hyödyntämään sosiaalista teknologiaa ja siihen liittyviä toimintatapoja, se voi saada aikaan merkittävän hyppäyksen työn tuottavuudessa. Toisaalta ne yritykset, jotka eivät sopeudu muutokseen ja opi uudenlaista ajattelutapaa, tulevat jäämään jalkoihin.

Vaikka sosiaalisen median työkalut ovat helppokäyttöisiä, uusien toimintatapojen luominen ei onnistu nappia painamalla. Enterprise 2.0 tarkoittaa uudenlaista toimintakulttuuria, joka vaati taitoa luoda vuorovaikutteinen ilmapiiri, jossa ihmiset haluavat jakaa tietoa, tehdä yhteistyötä ja auttaa toisiaan. Jos nämä taidot eivät ole HR:n vahvuuksia, niin kenen? Jotta enterprise 2.0 hankkeissa onnistutaan, on välttämätöntä, että HR:n ottaa aktiivisen roolin muutoksen fasilitoijana ja suunnannäyttäjänä. Tiukkojen pelisääntöjen ja kontrollin sijaan kaivataan rohkeutta kokeiluun ja muiden kannustamista mukaan.

About Janne Ruohisto

Janne Ruohisto, M.Ed., is the CEO and founder of Intunex. His background is in human resource development and talent management with a broad experience in utilizing information technology. Janne has participated in developing several web-based applications and collaborative environments to support learning and professional development since 1999. He started Intunex in 2008 with a mission is to help people work smarter together.
Posted on Aug 5th, 2010 Uncategorized  ,  ,

11 Comments

  1. Verkkoviestintätaidot kuuluvat jossain määrin kaikkeen työhön, ja tosiaan organisaatiossa niiden taitojen kehittymisestä huolehtiminen HR:lle. Viestinnällä ja markkinoinnilla ja HR:llä on ensimmäisten joukossa hyvät perusteet lähteä tähän, mutta kyllä hereillä pitää olla myös linjajohdossa.

    Sosiaalinen media jouduttaa tiedon kulkua, lisäksi on luotava mahdollisuuksia ihmisten tavata toisiaan epämuodollisissa ammatillisissa yhteyksissä enemmän. Linjaesimiehet päättävät alaistensa matkustusbidjeteista. Koulutusmatka- ja tapahtumapyynnöt syynätään tarkkaan: kannattaako tuonne lähteä, voisitko oppia saman lukemalla alasi blogeja tai katsomalla muutamia videoesityksiä, kustannustietoinen pomo kysyy. Alaisella on hyvä olla valmiina perustelu: tämä tarjoaa minulle tilaisuuden viettää kasvoaikaa näiden ja näiden jo verkosta tietämieni tyyppien kanssa, jotka ovat jo tulossa sinne.

    Facetime lisää luottamusta.

    Yhdessä vietetty hauska ilta seminaarin keskellä voi maksaa itsensä takaisin tulevien kuukausien kuluessa, kun tutut naamat jeesaavat työn pulmakohdissa mesen kautta ja auttavat säästämään kolmen päivän pähkäilyn.

  2. Janne Ruohisto (Author)

    “Facetime lisää luottamusta.” Tuo on totta ja hyvin sanottu, Tuija!

    Ja johdon tosiaankin olisi hyvä olla hereillä. Siksi korostaisinkin (johdon näkökulmasta) sitä, että sosiaalisen teknologian soveltamisessa yrityksissä ei ole kyse vain viestintätaidoista ja niiden kehittämisestä. Sosiaalinen teknologia tarjoaa uudenlaisia mahdollisuuksia hyödyntää yrityksessä jo olevaa asiantuntemusta ja nopeuttaa ongelmanratkaisua ja ihmisten välistä yhteistyötä, jolloin yritykset voivat parantaa nopeuttaan, joustavuuttaan ja tuottavuttaan. Mutta pelkät työkalut eivät riitä, vaan tarvitaan myös uudenlaisia toimintamalleja, ja uudenlaista johtamista, jotta näissä tavoitteissa onnistutaan.

    Tarvitaan siis johdon esimerkkiä ja innostusta, HR:n fasilitointia ja kannustusta sekä avointa viestintää.
    Eikä markkinointiakaan saa unohtaa… Myynti on kuitenkin yrityksen tärkein prosessi :)

    Toki voi olla, että viestinnän ammattilaisena niputat tämän kaiken viestintä-kattotermin alle? :)

  3. Some tukee itseohjautuvaa toimintaa. Jotta alustat ja oivallukset siirtyvät käytäntöön, tarvitaan ensin henkilökohtainen herätys ja sitten yhteisöllinen oivallus. Vanhat järjestelmät teknologiassa ja johtamisessa tulevat murtumaan. Ehkä hitaasti mutta varmasti.

    Some ei ole erillinen saareke, se on viestinnän ja johtamisen uusi uloke, joka tuo uudenlaisia ja edistäviä piirteitä (läpinäkyvyys, auttaminen).

    Some on liian yleistävä termi, josta kullakin on oma käsityksensä. Vähän niinkuin brändi yritysviestinnässä.Tarvitsemme ennen kaikkia hyviä levitettäviä käytänteitä, käytännöllisiä tarttumapintoja.

    Jatka Janne ansiokasta pioneeritoimintaa. Jättämäsi digitaalisen jalanjäljet ovat saaneet ja saavat yhä uusia seuraajia.

  4. Aivan erinomainen keskustelunavaus, Janne! Enterprise 2.0 vaikuttaa laajalti työhön ja voi onnistuessaan tukea sekä organisaation kehittymistä että kunkin henkilökohtaista työssä kehittymistä.

    HR-osastoilla haasteena lienee se, että suuren osan ajasta ryövää ns. hallinnollinen työ ja tämänkaltaisen suuren muutoksen pureskeluun ja sen vaatimaan toimintaan ei jää kiireessä aikaa. Voi myös olla, että henkilöstöjohdon asema ei monessakaan organisaatiossa ole niin vahva, että E2.0-projektin – joka on mitä suurimmassa määrin muutosprojekti – johtajuus olisi helppo ottaa. Tämä on oma kokemukseni niistä yrityksistä, joissa olen toiminut. Onko HR-johdosta muutosjohtajiksi?

    Toinen asia, jota olen miettinyt on se, että lähtökohtaisesti E2.0-hanke voi joutua väärille urille jos sitä joudutaan erikseen ’implementoimaan’ (mikä kamala sana) eli ajamaan läpi – ja vieläpä ylhäältä päin (Push Strategy). Enterprise 2.0:n designiin jotenkin sopii paremmin se, että se pohjautuu orgaanisuuteen (Pull Strategy) ja tapahtuu siellä missä työntekijät ovat – muuttuen ja vahvistuen joustavasti palautteen pohjalta. Jos tässä onnistutaan, ei ihmisiä pitele siitä pois mikään! Ehkä jonkinlainen yhdistelmä näistä molemmista (Push & Pull) tarvitaan.

    Toivon suomalaiselle HR-johdolle roppakaupalla uteliaisuutta ja sitkeyttä! [Ja anteeksi englanninkieliset lainasanat!]

    Kiitos, Janne! Hyvää työtä!

  5. Janne Ruohisto (Author)

    Kiitos Vesa! Etenemisjärjestys “ensin henkilökohtainen herätys ja sitten yhteisöllinen oivallus” kuulostaa hyvältä mallilta.

    Todella hyviä pointteja Riitta. Pitäisi ehkä rohkeammin yrittää päästä sellaisista hallinnollisista töistä eroon, jotka ovat turhia aikasyöppöjä, ja raivata aikaa strategisesti tärkeämmille asioille?

    Pidän myös tuosta Push – Pull vertauksesta ja niiden näkökulmien yhdistelmästä. Ja tosiaan, kun se yhteisöllinen oivallus ja innostus syntyy, niin eihän sitä menoa sitten pidättele mikään.

  6. Hyvä avaus, Janne!

    Termejä on monenlaisia ja ne ehkä tarkoittavat eri ihmisille eri asioita. Itse ymmärrän Enterprise 2.0:n liiketoimintalähtöiseksi laajamittaiseksi sosiaalisen median hyödyntämiseksi isoissa yrityksissä. Yksi teema sen alla ovat uudet yhteisölliset työskentely- ja toimintatavat (new ways of working), joka omasta mielestäni luontevasti tipahtaa HR-osaston vastuulle. Laajempaa hanketta voi vetää hyvin jokin muukin taho tai ehkä yleensä useampi taho yhdessä, mieluiten tietenkin ylimmän johdon tukemana.

    Se onko HR-johdosta vetämään muutosohjelmaa varmasti riippuu yrityksen tilanteesta, mutta tässä on ainakin hyvä mahdollisuus vastuun ottamiseen. Metsään mennään ainakin jos liikkeelle lähdetään pelkästään tietotekniikkaosaston voimin ja kyse on pelkistä työkaluista. Työkalut ovat vain mahdollistaja ja hyöty saadaan vasta kun niillä tehdään jotain aiempaa fiksummin.

    Riitta – käsittääkseni yleensä puhutaan ylhäältä-alas (top-down) ja alhaalta-ylös (bottom-up) lähestymistavoista. Henkilöstön innostus ei loputtomasti riitä jos johdon tukea ei tule (on tullut koettua henkilökohtaisesti), eikä mahdollisia isompia hyötyjä pystytä saavuttamaan. Kummankin lähestymistavan yhdistäminen on varmasti tarpeen josta joku muistaakseni puhui termillä “meet-in-the-middle” (tapaa-keskellä?).

    Itse uskon että HR-ihmisillä voi olla merkittävä rooli tässä isossa muutoksessa. Yrityksen sisäistä hyödyntämistä mietittäessä heidän kannattaisi ottaa aktiivinen rooli jos vain suinkin pystyvät. Eri kysymys ehkä onkin haluavatko he?

  7. Sari Veikkolainen

    Onpa kiinnostava kirjoitus ja erityisesti tämä keskustelu. Yritin jo sunnuntaina kommentoida, mutta ukkosmyrsky laittoi lopettamaan hommat kesken.

    Minua mietityttää myös avoimen ja suljetun raja HR:ssä: mikä osa tietoa on salassapidettävää ja mikä ei? Koska kuitenkin käsittelemme tosi paljon luottamuksellista tietoa niin on ehkä vaikea huomata, että monessa asiassa voikin toimia avoimesti. Luottamuksellisuus saattaa ns. jäädä päälle.

    Moni HR-ihminen on varmasti niin tottunut näihin järeisiin järjestelmiin ja tiedon varastointiin.

    Tuo push and pull -ajatus on tosi hyvä. Ja yksilöistä, alhaalta ylös lähtevät muutokset ovat niitä jotka räjäyttävät.

    Onkohan niin, ettei HR:ää niin paljon kiinnosta tuo yksilöistä, alhaalta ylöspäin orgaanisesti ja pienestä lähtevä muutos? Se ei ole niin raflaavaa, siitä ei saa upeita pp-presentaatioita, sitä ei voi kuvata hienolla HR-jargonilla??

    On niin paljon perinteisempää, että HRD suunnittelee muutoksen, piirtää nuolet ja laatikot ja sitten ryhtyy miettimään toteutusta. Ja minun on kyllä myönnettävä, että juuri tuo ideointi on tosi kivaa! Ja se hauskuus yleensä aina loppuu siihen kun pitäisi saada porukat mukaan, kun niitä ei tippaakaan kiinnosta…. Sitten ihmetellään, että mikä niitä vaivaa kun eivät tajua.

    Ei ole tosiaankaan helppoa osata kutsua innostumaan!

  8. Janne Ruohisto (Author)

    Kiitos Harri ja Sari keskusteluun osallistumisesta! Samalla tavalla olen myös tuon Enterprise 2.0 termin käytön ymmärtänyt. Johtamiseen liittyen usein puhutaan top-down ja bottom-up lähestymistavoista, mutta viestinnän ja markkinoinnin piirissä on ilmeisesti jo jonkin aikaan puhuttu push ja pull strategiasta. http://en.wikipedia.org/wiki/Push%E2%80%93pull_strategy. Opin jäkimmäisistä termeistä itseasiassa ensimmäisen kerran MemeGroupin Kristiina Pääkköseltä. Minusta push ja pull viestintästrategian erottelu tuo hyvän lisän keskusteluun siitä miten henkilöstöjohtamista viestinnän näkökulmasta voitaisiin toteuttaa, kuten Riitta asiaa hahmotteli.

    Sari, luottamuksellisen tiedon hallinta on tosiaan ollut HR:n silmäterän alla ja hyvä niin, mutta harmillista tosiaan on, jos niiden tarkkailu jää ns. päälle. Nyt kun on oiva tilaisuus tarttua mielenkiintoisempiinkin haasteisiin :)

    Sari sinulla on innostaminen hyvin hallussa!

  9. Luottamuksellinen tieto on totta kai pidettävä salassa, mutta paljon tietoa jota voisi jakaa jätetään jakamatta kun oletusarvo voi olla sen piilottaminen. Yksi iso muutos Nokialla siirryttäessä Notes-kannoista wikeihin ja blogeihin oli että uudet työkalut olivat oletusarvoisesti kaikille avoimia. Oikeuksien hallinnan ja pääsyn eston joutui laittamaan erikseen päälle jos sitä tarvittiin. Näin suurempi osa tiedosta saatiin sisäisesti näkyviin ja hakukoneella löydettäväksi. Tämä voi kuulostaa pieneltä jutulta, mutta sillä oli iso vaikutus pidemmällä tähtäimellä.

    Yhteisölliset työskentely- ja toimintatavat voivat olla monelle vielä outoja. Jannen kirjoitus innostikin minua kirjoittamaan blogikirjoituksen jossa esittelen itse käyttämäni mallin aiheesta puhumiseen. Olen jakanut osaamisen ja toiminnan kolmeen vaiheeseen hahmottamisen helpottamiseksi. Linkki kirjoitukseen alla, otan mielelläni kommentteja vastaan:

    http://intosome.wordpress.com/2010/08/13/sosiaalinen-media-ja-tyoskentelytapavaiheet/

Trackbacks for this post

Comments are now closed for this article.

 Related Posts