Oikeiden henkilöiden löytäminen oikeisiin projekteihin on usein työlästä ja hankalaa. Parhaat asiantuntijat ovat aina varattuja ja korvaavien henkilöiden löytäminen isosta organisaatiosta on vaikeaa.
Joillakin ihmisillä on aina liikaa töitä, toisilla liian vähän. Pahimmassa tapauksessa ihmisiä irtisanotaan ja rekrytoidaan samaan aikaan, vaikka irtisanottavilla voisi olla yrityksessä juuri nyt tarvittavaa osaamista tai palava kiinnostus opetella uutta. Henkilöstön työtilanne, osaaminen ja kiinnostus eivät ole tiedossa tai tieto ei ole ajantasalla.
Ongelmaa on yritetty ratkaista erilaisilla resursointijärjestelmillä. Niiden perusajatus on yksinkertainen: pidetään kirjaa, kuka henkilö on kiinni missäkin projektissa, millä aikavälillä ja miten suurella työpanoksella. Kun järjestelmässä vielä kuvataan ihmisten osaaminen, voidaan tehdä monipuolisia hakuja. Ongelma ratkaistu?
Kuvattu malli ja sitä tukevat useat työvälineet toimivat teoriassa. Ne näyttävät paperilla hyvältä ja niitä myydään paljon. Ne ovat oikea insinöörin unelma prosenttiosuuksineen, päivämäärineen, osaamiskarttoineen ja resursointialgoritmeineen. Mutta ne eivät toimi käytännössä eivätkä mukaudu nopeasti muuttuviin tilanteisiin.
Yksikään projekti ei etene täysin suunnitelmien mukaan: Projektit eivät pääse alkamaan ajoissa, projektien aikataulut venyvät, projektissa tarvitaan jotakin ennalta arvaamatonta osaamista tai joku sairastuu. Välillä projektin työt eivät etene ollenkaan jostakin ulkoisesta syystä riippuen.
Tämän vuoksi käytännössä etukäteen tehdyt projektivaraukset ja niiden pohjalta tehty suunnittelu ei ikinä toimi kunnolla.
Ratkaisu
Mitä jos resursoinnin tekisikin yksinkertaisemmin? Mitä jos
- jokainen henkilö vain yksinkertaisesti itse ilmoittaisi, olenko minä täysin työllistynyt vai onko minulla vapaata aikaa,
- työntekijä ja työntekijän esimies näkisivät helposti, mihin projekteihin vapaan työntekijän osaaminen ja kiinnostuksen kohteet parhaiten sopisivat,
- resursseja etsivä henkilö saisi listan sopivista vapaista henkilöistä yhdellä napin painalluksella?
Intunexin ketterän projektiresursoinnin ajattelussa keskeisessä asemassa ovat työntekijät itse.
Jokainen meistä tietää itse parhaiten, onko minulla juuri nyt riittävästi töitä vai ei. Kaikilla on myös melko hyvä näkemys siitä, milloin nykyisen projektin työt ovat valmistumassa ja milloin uusille töille on taas aikaa. Henkilön lähin esimies tietää yleensä myös melko hyvin, mitä alainen on tekemässä ja onko töitä sopivasti.
Ketterän resursoinnin ei tarvitsisi perustua monimutkaisiin byrokraattisiin ennalta tehtyihin tarkkoihin suunnitelmiin ja varauksiin. Resursointia voitaisiin tehdä ketterästi sen mukaan, mikä tilanne on juuri nyt: jos minulla on juuri nyt vapaata aikaa, niin missä minun osaamistani tällä hetkellä tarvittaisiin? Jos minä tarvitsisin juuri nyt sopivan asiantuntijan omaan projektiini, niin ketkä ovat juuri nyt vapaana?
Uskomme Intunexissa, että ketterä lähestymistapa ratkaisee monia resursoinnin ongelmia.
Jos esimerkiksi projektin töihin tulee viikon katko, voi henkilö itse ilmoittaa, että minä olen nyt vapaana ja ehdin olla avuksi muissa projekteissa. Kun on kova kiire, niin henkilö voi ilmoittaa, että nyt toistaiseksi minulla ei ole vapaata aikaa. Lisäksi projektipäällikkö voisi kiireisessä tilanteessa hakea helposti henkilöitä, jotka juuri nyt ehtisivät auttaa pahimman kiireen yli.
xTune on Intunexin kehittämä ketterään projektiresursointiin suunniteltu yksinkertainen ja helppokäyttöinen järjestelmä. Oheisesta Slideshare-esityksestä näet, miten järjestelmä käytännössä toimii: