Intunex – Empowering people to work together

Yrityselämässä on ollut pitkään vallalla prosesseihin, sääntöihin ja hierarkisiin rakenteisiin luottava manageriaalinen johtamiskulttuuri. Johtaminen on perustunut ajatukseen, että toimintaa voidaan ennakoida ja hallita tarkkojen suunnitelmien ja prosessien avulla. Samalla työntekoa on leimannut länsimaille tyypillinen vahva yksin tekemisen kulttuuri ja yksilökeskeinen suorituksen arviointi. Tällaisessa toimintaympäristössä on vain hyvin vähän tilaa luovalle ja yhteisölliselle ongelmanratkaisulle. Työntekijöiden itsenäinen tai omaehtoinen ajattelu on koettu nakertavan tehokkuutta, joten työntekijöiden välinen vuorovaikutuskin on ollut hyvin kontrolloitua. Luova ajattelu on ollut johdon tehtävä ja työntekijöiden rooliksi on jäänyt suorittaa annetut tehtävät ennalta määrättyjen suunnitelmien mukaan.

Manageriaalinen johtamismalli on toiminut hyvin sellaisissa ympäristöissä, joissa on pystytty luomaan monistettavia, jopa sekuntikellon kanssa tehostettavia prosesseja. Yritysten toimintaympäristöt ovat kuitenkin muuttuneet jatkuvasti monimutkaisemmiksi. Asiantuntijat kohtaavat työssään entistä haasteellisempia ongelmia, joiden ratkomiseen tarvitaan useamman eri henkilön osaamista, joka tyypillisesti on hajautunut ympäri organisaatiota:

Monimutkaistuva liiketoimintaympäristö edellyttää uusia toimintatapoja ja työvälineitä

Samat toimitatavat jotka toimivat yksinkertaisissa ympäristöissä eivät toimi monimutkaisissa ympäristöissä. Yrityksiin isolla rahalla rakennetut tiedonhallinnan järjestelmät eivät ratkaise näitä ongelmia, koska ne keskittyvät dokumenttien ja tiedon hallintaan. Osaaminen, joka on usein ns. hiljaista tietoa, ei välity dokumenteissa, vaan ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Dokumenttien sijaan olisi keskitettävä enemmän huomiota ihmisten välisiin suhteisiin ja asiantuntijoiden väliseen vuorovaikutukseen.

Ylivoimaisesti nopein ja tehokkain tapa ratkaista vaativia ongelmia, on saada oikeat ihmiset saman pöydän ääreen. Ideaalitilanteessa kuka tahansa voisi saada apua muilta asiantuntijoilta juuri silloin kun sitä tarvitaan, paikasta, asemasta ja organisaatiohierarkiasta riippumatta. Jokaisella työntekijällä pitäisi olla mahdollisuus jakaa työssään kohtaamat haastavat ideat, ongelmat ja saada niihin apua muilta. Tämä ei onnistu jos jokainen on asiantuntija on määrätty suorittamaan vain ennalta määrättyjä tehtäviä. Jotta tässä onnistutaan, yritys tarvitsee yhteisöllisiä toimintatapoja ja välineitä, jotka tukevat asiantuntijoiden välistä vuorovaikutusta ja osaamista jakamista. Yrityksiin tarvitaan osaamisen jakamisen ja auttamisen prosesseja.

Parvessa asiantuntijasi ovat älykkäämpiä

Monissa yrityksissä on alettu miettimään konkreettisia toimintatapoja näihin haasteisiin. Google on ottanut käyttöön yksinkertaisen mallin, jossa jokainen henkilö voi käyttää 20% työajastaan vapaasti oman mielenkiinnon mukaan muihin projekteihin, kuin mitä muuten säännöllisesti tekee. F-Securen edustaja kertoi eräässä tilaisuudessa, että heillä vastaava on yksi päivä kuukaudessa. Tämä antaa asiantuntijoille varsin runsaan vapauden päättää siitä, mihin työajan käyttää. Voiko tämä olla tehokasta? Googlella on tarjota vakuuttavia esimerkkejä: 20% työaika on johtanut monen innovatiivisiin tuotteen syntymiseen, kuten Gmail ja Google Earth.

On selvää, että tämän tyylisen toiminnan pitää olla hyvin organisoitua ja oikealla tavalla johdettua tai toiminnasta tulee liian sattumanvaraista, epävarmaa ja tehotonta. Se, että työntekijät käyttävät 10-20% ajastaan johonkin muuhun projektiin kuin mihin heidät on määrätty, ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita sitä, että he käyttäisivät tuon ajan jotenkin vähemmän tärkeisiin asioihin. Jos yrityksessä on tehty oikeita asioita ennenkin, tehdään sitä tässäkin tapauksessa: 80-90% omia projekteja ja 10-20% muiden projekteja. Jos tuo aika jakaantuisi tasaisesti 100 henkilön yrityksessä olisi jatkuvasti 80-90 henkilöä kiinni omissa projekteissaan ja 10-20 henkilöä parvessa auttamassa muita.

Mallia voidaan ottaa myös sosiaalisen median toimintatavoista, joissa yhteisten kiinnostuksen kohteiden (sosiaalisen objektin) ympärille organisoituu vapaamuotoisia avoimia ryhmiä. Ryhmien sijaan voidaan puhua parvista, joilla ei ole tarkaan määriteltyä rajoja. Parvessa jokainen osallistuu yhteisten ideoiden ja ongelmien kehittelyyn oman osaamisen, kiinnostusten ja mahdollisuuksien mukaan. Verkossa osallistumisaktiivisuudesta käytetään havainnollistavaa lukusarjaa 1-9-90, jolla viitataan siihen että vain yksi prosentti tuottaa aktiivisesti sisältöä, muut kommentoivat ja valtaosa vain seuraa sivusta. Samaa toimintamallia voidaan soveltaa myös yritysten sisällä tekemällä osallistumiskynnys yhteisiin projekteihin mahdollisimman matalaksi ja sallia osallistuminen hyvin eri tasolla: voi olla esimerkiksi niin, että jossakin ryhmässä  vain 1% on henkilöitä jotka panostavat projektiin täysipainoisesti, 9% henkilöistä auttavat vain tarvittaessa ja 90% on kuulolla, oppimassa ja ottamassa vaikutteita omiin projekteihinsa.

Tämä toimintamalli voidaan mieltää yrityksen sisäiseksi crowdsourcingiksi eli joukkoälyksi. Joukkoälyä voi hyödyntää esimerkiksi ideoiden ja palautteen keräämiseen, ongelmien ratkaisuun, uusien tuotteiden innovointiin, nykyisten tuotteiden kehittämiseen, strategiatyöhön osallistamiseen, markkinointimateriaalien työstämiseen jne. Crowdsourcing tulisi nähdä yhteisöllisenä toimintamuotona, niin että ideoita tuotetaan, jaetaan ja kehitellään yhteisöllisesti. Vastuu päätöksistä pitää kuitenkin olla asian omistajalla.

Parvessa resursseja hyödynnetään joustavammin ja tehokkaammin kuin byrokraattisessa manageriaalisessa johtamismallissa. Osaaminen jakaantuu ja kanavoituu sinne missä sitä tarvitaan silloin kun sitä tarvitaan. Osaamista jakamalla asiantuntijat tekevät nopeammin parempia päätöksiä ja vähemmän virheitä, jotka yleensä tulevat myöhemmin kalliiksi.

Parvien syntymistä ja työskentelyä voidaan tehostaa oikeilla välineillä

Jotta yrityksen sisäinen osaamisen jakaminen olisi tehokasta, yrityksellä pitää olla toimivat välineet auttaa parvien syntymistä ja tukea niiden tehokasta toimintaa. Jokaisen työntekijän on voitava löytää ne henkilöt jotka osaavat jotakin asiaa tai ovat kiinnostuneita siitä, ja joilta voi pyytää apua. Tämä onnistuu kenties helpoiten Intunexin kehittämän xTunen avulla, jolla jokainen työntekijä voi löytää henkilöt, jotka osaavat jotakin asiaa tai ovat kiinnostuneita siitä, ja pyytää heiltä apua. xTunessa auttaminen tapahtuu yhteisöllisesti: idean, ongelman tai projektin ympärille muodostuu asiantuntijaparvi, joka voi työstää asiaa yhdessä eteenpäin. Lisäksi on tärkeää, että asiantuntijaparvilla on mahdollisuus hyödyntää toiminnassaan joustavasti erilaisia ja kuhunkin tarkoitukseen parhaiten soveltuvia viestintäympäristöjä, kuten wikejä, pikaviestintää, verkkokokoushuoneita, jaettuja muistiinpanoja jne.

Ennen kuin ottaa käyttöön uusia välineitä, on hyvä miettiä ensin tavoitteita, joita halutaan saada aikaiseksi. Jos toiminnan kehittäminen nähdään vain joukkona uusia työkaluja, eikä kiinnitetä huomiota toimintatapoihin ja -kultuuriin, on hyvin todennäköistä, että työkaluista ei saada hyötyjä irti. Jos haluat lähteä kehittämään yhteisöllisiä ja vuorovaikutteisia toimintatapoja yritykseesi, se kannattaa tehdä suunnitelmallisesti. Lähde liikkeelle tavoitteista ja mieti vasta sitten tarkoituksenmukaisia välineitä. Jos osaamista ei löydy riittävästi omasta takaa, apua toimintatapojen kehittämiseen ja oikeiden välineiden valintaan kannattaa pyytää asiaan perehtyneiltä alan ammattilaisilta. Suomesta löytyy iso joukko alaan erikoistuneita yrityksiä, joiden kanssa Intunex tekee yhteistyötä: MEMEgroup, Kinda, Inflow, Rautasilta, Cozone, Promener, Intosome – muutama mainitakseni.