Kuva: Antti Voutilainen

– xTune-palvelussa toteutuu ajatus modernista talkootyöstä. Nerokas konsepti mahdollistaa joukkovoiman hyödyntämisen verkon keinoin. Helppokäyttöinen palvelu tarjoaa loistavan palvelun myös oman osaamisen esille tuomiseksi työyhteisössä. Hienosti toteutettu, visuaalisesti hauska toteutus parantaa yhteisön sisäistä tiedonkulkua ja mahdollistaa yhteistyön yli yksikkörajojen, sanoi e-Eemeli-kilpailun raadin puheenjohtaja, kansanedustaja Jouni Backman.

xTunen tavoite on auttaa ihmisiä jakamaan osaamista vuorovaikutuksen kautta. Kuka tahansa voi löytää henkilöt, jotka osaavat jotakin asiaa, tai ovat kiinnostuneita siitä, ja pyytää heiltä apua. Auttaminen tapahtuu yhteisöllisesti: idean, ongelman tai projektin ympärille muodostuu asiantuntijaparvi, joka työstää asiaa yhdessä eteenpäin.

– Palkinnon vastaanottaminen on todella kannustavaa ja olemme ylpeitä tästä tunnustuksesta. Suomi on saavuttanut globaalia tunnettuutta pelialalla, mutta meillä on yhtä suuria mahdollisuuksia oppimisen ja osaamisen kehittämisen alueella. Suomalaiset perinteet laadukkaassa koulutuksessa, talkoohengessä sekä it-alan osaamisessa sekä viestintäteknologiassa antavat vahvan pohjan alaan liittyvälle tuotekehitykselle, sanoo Intunexin toimitusjohtaja Janne Ruohisto.

Intunex on suomalainen Aalto yliopiston Start-Up Centeristä alkunsa saanut yritys, jolla on kolme osakasta.

xTune-palvelun kehittäminen alkoi 2009, nyt sillä on jo tuhansia käyttäjiä. xTune on pilvipalveluna toimiva organisaatioille, yrityksille ja yhteisöille tarkoitettu maksullinen verkkosovellus.

–Palvelun hyödyntäjiin kuuluu äärimmäisen erilaisia tahoja, kuten Suomen suurin ammattikorkeakoulu Metropolia, kunnille ja kaupungeille henkilöstö- sekä taloushallinnon palveluita tarjoava Kunnan Taitoa, globaali it-alan yritys Cybercom ja vakiintuneita pörssiyrityksiä. Palvelu mahdollistaa uudenlaisen ongelmanratkaisun ja kehittää organisaatiokulttuuria yhteisöllisemmäksi.

Palkinto jaettiin nyt kymmenettä kertaa. Hämeenlinnan Aulangon ITK-päiville kokoontui jo 24. kertaa yhteensä 1500 opetusalan sekä interaktiivisen oppimisen ja digitaalisen median ammatilaista.

**
Tiedotteen tuottivat parviälyllä paluumatkan junamatkan aikana parasta parasta -sarjan samassa kilpailussa voittanut Senja Larsen sekä Ari Myllyvirta, Tommi Raikula, Oskari Niitamo, Annukka Blom sekä Janne Ruohisto.

**

Lisätietoja:
http://eoppimiskeskus.fi/eemeli
http://www.intunex.fi/

Toimitusjohtaja, Janne Ruohisto, Intunex Oy
janne.ruohisto(a)intunex.fi
050-3572316

Kävin läpi kaikki esittäytymiset ja tein samalla hieman analyysia aiheista, joista ihmiset ovat kiinnostuneita. Sain luokiteltua kiinnostuksen kohteet kymmeneen luokkaan. Laadin niiden pohjalta kyselylomakkeen, joka avulla pyysiin ihmisiä arvioimaan kiinnostuksen kohteita tarkemmin. Tässä tulokset (n=28), asteikolla 1-5 (1= Ei kiinnostava ja 5 = Erittäin kiinnostava):

1. Osaamisen näkyväksi tekeminen ja asiantuntijuuden jakaminen (ka 4,3)
2. Sosiaalisen median työskentelytapojen jalkauttaminen yrityksiin (ka 4,3)
3. Verkottuminen muiden samasta aiheesta kiinnostuneiden kanssa (ka 4,3)
4. Yhteisöllinen oppiminen (social learning) (ka 4,2)
5. Rekrytointi ja/tai työnantajakuva sosiaalisessa mediassa (ka 4,0)
6. Sosiaalisen median vaikutus johtamiseen, organisaatiokulttuureille ja -rakenteille (ka 4,0)
7. Joukkoäly, talkoistaminen (crowdsourcing), parvityö ja uudet yhteistyömuodot (ka 4,0)
8. Toiminnan tehostaminen, tuottavuuden parantaminen ja hyötyjen mittaaminen (ka 3,5)
9. Markkinointiviestintä ja asiakassuhteet (ka 3,4)
10. Teknologiset ratkaisut ja/tai IT-johtaminen (ka 3,0)

Minusta on hyvä huomata, että ulkoiseen viestintään liittyvät asiat kuten rekrytointi-, työnantajakuva- ja markkinointiviestintä, eivät ole kaikkein kiinnostavimpia teemoja, vaikka yleensä keskustelu sosiaalisen median hyödyntämisessä yrityksessä painottuu niihin. Sen sijaan kiinnostavampana pidetään sitä, miten sosiaalista mediaa hyödynnetään yrityksen sisällä, osaamisen näkyväksi tekemisessä ja jakamisessa sekä yhteisöllisten toimintatapojen kehittämisessä.

Ryhmässä käydään parhaillaan keskustelua siitä, miten yhteisömanagerointia voidaan hyödyntää yrityksen sisäisessä toiminnassa. Tervetuloa mukaan keskusteluun!

Sosiaalisessa mediassa on yksinkertaisesti kyse yhteisöllisistä, avoimista ja vuorovaikutteisista toimintatavoista sekä viestintävälineistä, jotka helpottavat ihmisten välistä verkottumista, yhteistyötä ja tiedonjakamista.

Organisaatioiden ja johtamisen kannalta sosiaaliseen mediaan liittyy sekä haasteita että mahdollisuuksia. Mahdollisuudet ovat tietenkin suuremmat, ja ne voivat liittyä niin organisaation ulkoiseen kuin sisäiseen toimintaan, joista jälkimmäinen on mielestäni kiinnostavampi ja mutta myös haastavampi. Sosiaalisen median hyötyjä ovat esimerkiksi viestinnän tehostuminen, asiantuntijoiden nopeampi löytäminen ja olemassa olevan osaamisen tehokkaampi hyödyntäminen. Suurin haaste on se, miten sosiaalisen median yhteisöllisiä toimintatapoja opitaan hyödyntämään tavoitteellisesti ja miten näitä toimintatapoja jalkautetaan organisaatioihin. Usein tämä edellyttää olemassa olevien toimintatapojen muuttamista tai kehittämistä.

Suurin muutos perinteiseen viestintään verrattuna on se, että tietoa ei jaeta vain “yhdeltä yhdelle” tai “yhdeltä monelle” vaan yhteisöllisesti “monelta monelle”. Älypuhelimien, tablettien ja muiden vastaavien laitteiden avulla sosiaalisen median sisältöihin, verkostoihin ja palveluihin pääsee käsiksi kaikkialla, ilman että tarvitsee olla kiinni tietyssä (työ)pisteessa. Olemme käytännössä koko ajan kiinni ja yhteydessä toisiimme ja internetin loputtomasti kasvavaan tietomäärään. Tiedon löytäminen ei ole tänä päivänä enää ongelma. Ongelma on se, että sitä on liikaa. Usein tärkeämpää kuin löytää oikeat dokumentti, on löytää oikeat ihmiset ja saada heidät jakamaan osaamistaan ja tekemään yhteistyötä.

Loppujen lopuksi, kyseessä ei kuitenkaan ole rakettitiedettä: tarvitaan avointa, osallistavaa ja vuorovaikutteista viestintää. Johdon tulisi näyttää itse esimerkkiä ja madaltaa siten kynnystä ihmisten osallistua. Samalla pitää tietysti huomioida tietoturvakysymykset, ja miten niihin suhtaudutaan ja varaudutaan. Luonnollisesti johdon tulee ymmärtää teknologisista vaihtoehdoista, mutta kaikkein tärkeintä ymmärtää, että sosiaalisessa mediassa on kyse yhteisöllisistä toimintatavoista ja -kulttuurista, joka ei synny nappia painamalla. Liikkeelle on hyvä lähteä konkreettisista liiketoimintalähtöisistä tarpeista, kuten sisäisen ja ulkoisen viestinnän kehittämisestä, osaamisen näkyväksi tekemisestä tai tuotekehitys- ja innovaatioprosessien parantamisesta.

Suomestakin löytyy jo useita henkilöitä, joiden työnkuva on toimia organisaationsa yhteisömanagerina. Yleensä nämä henkilöt ovat osa markkinointitiimiä ja fasilitoivat lähinnä yritysten ulkopuolisia yhteisöjä.

Intunexissa olemme oppineet, että yrityksissä tarvitaan myös sisäisen toimintaan liittyen yhteisömanagerointia. Yhteisömanageri rohkaisee ja kannustaa henkilöstöä yhteistoimintaan, madaltaa kynnystä osallistua yhteistyöhön, näyttää itse esimerkkiä, tuo esiin osallistumisen hyötyjä, rakentaa osallistujien välistä luottamusta, auttaa ja opastaa sekä ohjeistaa.

Onko teidän yrityksessänne tällaista yhteisömanageria? Koetko, että sellaiselle olisi tarvetta? Olisitko kiinnostunut lähteä kehittelemään tähän liittyvää valmennusta yhdessä?

Intunexin tavoite on auttaa asiantuntijoita tekemään yhteistyötä. Kun ihmiset jakavat osaamistaan ja auttavat toinen toisiaan, ideat jalostuvat nopeammin, haastaviin ongelmiin löytyy parempia ratkaisuja ja koko toiminnasta tulee ketterämpää.

Yhteistyö edellyttää, että ihmiset haluavat ja voivat osallistua. Osallistumista estää usein vallalla olevat toimintatavat ja kulttuuri, jossa tieto on valtaa ja suoriutumista arvioidaan ja palkitaan lähinnä yksilösuoritusten perusteella. On iso kulttuurinen muutos, jos toimintaympäristö, jossa tiedon pihtaaminen on aikaisemmin merkinnyt valtaa, pyritään muuttamaan sellaiseksi, missä tiedon jakamisella olisikin vastaavia tai vielä parempia hyötyjä.

Yritykset ovat nyt ison haasteen edessä. Jotta yritys voi menestyä tulevaisuudessa, heidän on saatava lahjakkaat asiantuntijansa pelaamaan samaan maaliin; jakamaan osaamistaan ja auttamaan toinen toisiaan. Miten tässä onnistutaan?

Päätin kysyä Intunexin seuraajilta, mitkä ovat heidän keinonsa saada osallistumaan ja tekemään yhteistyötä. Helpotin vastaamista listaamalla vaihtoehdoiksi oman kokemukseni pohjalta tärkeimpiä keinoja. Kahden päivänä kyselyyn osallistui noin 30 henkilöä, jotka antoivat yhteensä 126 ääntä. Tässä tulokset.

Miten saan ihmiset osallistumaan?

1. Näytän esimerkkiä. Kun itse nautin asiasta täysillä, niin muutkin huomaavat sen. 25 ääntä.
2. Rohkaisen ja kannustan. Nyt on se hetki kun kannattaa heittäytyä mukaan. 19 ääntä.
3. Huolehdin, että osallistuminen on hyödyllistä ja aidosti osallistujien parhaaksi. 18 ääntä.
4. Rakennan osallistujien keskinäistä luottamusta. Ketään ei teilata, huijata, kiusata tai petetä. 16 ääntä.
5. Tarkistan oman asenteeni. Uskon aidosti, että ihmiset haluavat osallistua ja tehdä yhteistyötä. 14 ääntä.
6. Annan osallistujille valtaa ja vastuuta koko tilanteesta ja muista osallistujista. 13 ääntä.
7. Johda vuorovaikutusta. Annan tilaa hiljaisemmille ja suitsen äänekkäämpiä. 13 ääntä.

Lisäksi vastaajat kirjasivat kaksi muuta keinoa:

1. Huolehdin, että kaikki ymmärtävät, miksi yhteistyötä tehdään ja mikä on tavoite. 7 ääntä
2. Etsin resursseja (aikaa, raahaa, osaamista jne) tekemiselle. 4 ääntä.

Puuttuukko listasta jotain? Mitkä ovat sinun keinosi?

Tämä kysymys on tärkeä ja vaatii erityistä huomiota. Keskeisintä ongelman ratkaisussa on se, että kyseessä ei saa olla ylimääräinen työkalu. Mikä tahansa uusi työkalu on ylimääräinen silloin, kun se liimataan kaiken vanhan päälle ja toimintaa jatketaan niin kuin ennenkin. Uusien välineiden käyttöönotossa on kyse melkein aina toimintatapojen muutoksesta, jossa jokin asia pyritään tekemään tehokkaammin (toisin sanoen eritavalla) kuin ennen. Tämä vaatii hyvän työkalun lisäksi ymmärrystä siitä, miten muutosta fasilitoidaan, ja miten organisaatiota voidaan auttaa oppimaan uusia toimintatapoja.

Olemme oppineet xTunen käytöönotoista ainakin seuraavat viisi keinoa, joilla tällaista muutosta voidaan tukea:

1. Selkeä tarkoitus ja tavoitteet. Ihmiset haluavat tietää mitä heiltä odotetaan.
2. Esimerkin voima. Avainhenkilöiden pitää näyttää esimerkkiä, jotta muut uskaltavat lähteä mukaan
3. Käyttöönoton helppous ja nopeus. Käyttöönotto pitää tapahtua henkilökohtaisella tasolla minuuteissa (ei tunneissa tai päivissä – saati kuukausissa tai vuosissa).
4. Kriittinen massa. Ihmiset lähtevät mukaan sinne missä muutkin ovat.
5. Kannustaminen ja palkitseminen. Hyvin usein toimintatapojen muutos edellyttää toimintaa ohjaavien palkitsemis- ja arviointijärjestelmien tarkistamista ja uusien kehittämistä (sitä saa mitä mittaa).

1. Mitkä ovat yleisimmät virheet, joita suomalaiset yritykset tekevät sosiaalisessa mediassa?

Yleisin virhe on väärinymmärrys, että sosiaalinen media olisi vain markkinointiviestintää ja lörpöttelyä Facebookissa.

2. Miten suomalaiset yritykset voisivat paremmin hyödyntää sosiaalista mediaa? Millä alueilla?

Sosiaalinen media on toimintatapa ihmisten väliseen vuorovaikutukseen, jolla valtavat mahdollisuudet helpottaa ihmisten välistä yhteistyötä ja osaamisen jakamista. Yrityksille on tarjolla tietoturvallisia ja laadukkaita työvälineitä, joilla sosiaalisen median toimintavat voidaan valjastaa hallitusti liiketoiminnan ja työnteon tueksi. Suurimmat hyödyt näen siinä miten oikeat ihmiset saadaan nopeasti ja helposti ryhmittymään yhteisten ongelmien ja haasteiden ympärille jakamaan tietoa ja ratkomaan niitä yhteistyössä.

3. Mikä on sosiaalisen median seuraava vaihe? Entä crowdsourcingin hyödyntämisen tulevaisuus, mitä seuraavaksi?

Seuraava vaihe on se, että sosiaalinen media ja siihen liittyvät yhteisölliset toimintatavat arkipäiväistyvät ja yritykset oppivat hyödyntämään niitä liiketoiminnassaan. Kyseessä on ennen kaikkea toimintapoihin ja toimintakulttuuriin liittyvä muutos. Työstä tulee hajautuneempaa, mobiilimpaa, avoimempaa ja yhteisöllisempää. Yksinäisestä suorittamisesta siirrytään kohti joukkojen tai nopeasti muodostuvien parvien yhteistyötä. Crowdsourcing eli joukkojen yhteistyö voi olla arkinen toimintatapa jokaisen ihmisen työssä. Kuka tahansa voi kutsua ja saada joukot apuun oman idean tai ongelman työstämiseen. Kuka tahansa voi liittyä auttamaan jotakin toisen ongelman ratkaisua, vaikka vain yhden pienen “mikrotaskauksen” verran.

Syyllisyyskeskustelua on tämän jälkeen käyty ja argumentteja on esitetty puolin ja toisin: pitäisikö isojen IT-jättien parantaa laatuaan vai asiakkaiden omaa toimintaansa. Onko kyse siitä, että kun asiakkaat tilaavat roskaa niin IT-talot toimittavat roskaa, vai siitä, että IT-talojen ammattitaito ei vain riitä projektin toimittamiseen?

Mitä tästä keskustelusta sitten opitaan? Todennäköisesti ei mitään. Osapuolet kaivautuvat poteroihinsa, keskustelu laantuu vähitellen. Vuoden kuluttua julkisen sektorin asiakkaat tilaavat kuten aina ovat ennenkin tilanneet ja toimittajat toimittavat kuten ovat toimittaneet aina ennenkin. Projektit epäonnistuvat, kuten aina ennenkin. Osapuolet syyttävät toisiaan, kuten tähänkin saakka, mutta mikään ei muutu.

Tähän mennessä kukaan ei ole aidosti kyseenalaistanut koko työskentelymallia. Kuitenkin todellisia vaihtoehtoja nykyiselle toiminnalle on olemassa.

Ensimmäiseksi kaikkien tulisi ymmärtää, että yhä useammin IT-hankkeissa ei ole kyse teknisestä suorituksesta, jossa toteutetaan tietokoneohjelma. Kyse on liiketoiminnan kehittämisestä, jossa huomio tulisi keskittää liiketoimintahyötyihin. Organisaatioiden tulisi miettiä yhä enemmän, mikä on se todellinen liiketoimintahyöty, mitä tavoitellaan, ja mikä on tehokkain tapa saavuttaa se. IT-järjestelmien ominaisuuksien luettelointi ei enää riitä liiketoimintamuutoksen läpivientiin.

Maailmalta löytyy paljon valmiita ohjelmistoja, jotka sopisivat yritysten käyttöön ilman kalliita räätälöintiprojekteja. VR ei varmasti ole ensimmäinen rautatieyhtiö maailmassa, joka hankkii lipunmyyntijärjestelmän. Toki jos liikkeelle lähdetään perinteisestä mallista, jossa ensin asiakas kirjaa tuhat erilaista vaatimusta ja näitä verrataan valmiisiin ratkaisuihin, ei varmasti 100% vaatimukset täyttävää tuotetta löydy. Mutta sen sijaan, että käynnistetään kymmeniä miljoonia maksavia projeteja, olisi vaatimuksia syytä kyseenalaistaa. Ovatko kaikki vaatimukset oikeasti tarpeellisia ja saavutetaanko niillä valmisratkaisuihin niin iso liiketoimintahyöty, että kymmenien miljoonien investoinnit kannattavat? Saavutettaisiinko sama, tai edes lähes yhtä hyvä liiketoimintahyöty jollakin valmiilla ratkaisulla?

Toinen toimintamalliin liittyvä asennemuutos tulisi tehdä toimittajien valinnassa. Suuret IT-jätit markkinoivat mielellään mielikuvaa, että isoja hankkeita ei voi ostaa pieniltä yrityksiltä, koska niillä ei ole tarpeeksi henkilöitä eikä yrityksistä tiedä, ovatko ne enää vuoden kuluttua olemassa. Asiakkaat nielaisivat syötin kyselemättä ja tekevät massiivisia kilpailutuksia, joihin vain muutamalla IT-jätillä on mahdollisuuksia vastata. Viimeisten tilastojen mukaan kuitenkin vain 2% yli 10 miljoonan dollarin IT-hankkeista onnistuu. Todellisia vaihtoehtoja toki on. Suomessa on useita pieniä yrityksiä, joilla on huippuluokan osaamista, motivaatiota ja innostusta. Pienten yritysten hintataso on IT-jättejä edullisempi ja laatu parempaa. Pienet yritykset ovat myös tottuneet verkostoitumaan ja tekemään yhteistyötä, ja verkostonsa avulla voivat toimittaa laajojakin hankkeita. Hyvänä esimerkkinä tästä on avainklubi.fi-hanke, joka pystytettiin pienten yritysten yhteistyönä kuudessa kuukaudessa (lue lisää). Käyttöönotossa ei ollut minkäänlaisia ongelmia, vaikka palvelu saavutti heti suuren käyttäjäjoukon. Koko hankkeen hinnassa puhuttiin pikemminkin tuhansista, kuin miljoonista euroista.

Maailma on muuttumassa hyvää vauhtia. Yhä suurempi osa IT-järjestelmistä on saatavissa valmiina saas-palveluina suoraan verkosta edullisesti. Pienten yritysten verkostot pystyvät tarjoamaan todellisia vaihtoehtoja massiivisille jättihankkeille. Hankkeissa yhä tärkeämpää on keskittyä liiketoimintaan, ei IT-järjestelmän eri ominaisuuksiin. Julkisen sektorin olisikin hyvä harkita siirtymistä 70-luvulta 2010-luvulle myös IT-hankinnoissa. Vaihtoehtoja nykyisille toimintatavoille on olemassa.

Intunex-tiimi

“Mentoreidemme ja heidän osaamisensa määrä kasvoi yli sen rajan, jota olisi pystynyt hallita exeleillä tai muistinvaraisesti. Ei ollut myöskään enää mahdollista, että kaikki myyjät tutustuisivat kaikkien mentoreiden osaamiseen erikseen.”

Perinteisesti vastaavat työkalut on suunniteltu palvelemaan lähinnä hallinnollisia näkökulmia. Intunexin kehittämä xTune on tarkoitettu verkostomaisesti toimivan asiantuntijaorganisaation jokaisen henkilön työkaluksi, jossa käytettävyys näkökulma on nostettu yhdeksi tärkeimmäksi tekijäksi.

“Kartoittamistamme välineistä ehdottomasti paras toiminnallisuus tarpeisiimme, käyttöliittymä on riittävän simppeli, jotta yksittäisen mentorin käyttöönottokynnys ei kasva liian suureksi.”

Myös Intunexin palveluasenne saa kiitosta.

“Olemme erityisen tyytyväisiä palvelun toimivuuteen ja yhteistoimintaan Intunexin avainhenkilöiden kanssa.”

xTune on työkalu joka on tarkoitettu erityisesti yli 150 hengen yritysten sisäiseen käyttöön. Isoimmat asiakkaat ovat usean tuhannen hengen pörssiyrityksiä. Toni Hinkka näkee, että myös pienemmät yritykset hyötyvät palvelusta.

“Suosittelen palvelua kaikille asiantuntijaorganisaatiolle joissa on heterogeenistä osaamista ja yli kymmenen henkilöä.”

Toni Hinkka on CxO Mentorin toimitusjohtaja. Hänellä on 13 vuoden kokemus liikkeenjohdon konsultoinnista. Tämän lisäksi hänellä on seitsemän vuoden kokemus opetusupseerin tehtävistä Puolustusvoimissa. Johtamiskokemusta Toni laskee keränneensä jo yli 23 vuoden ajalta.

CxO Mentor auttaa johtajia ja heidän organisaatioitaan menestymään. Jatkuvasti kasvavan mentorijoukkueensa avulla CxO Mentor auttaa hyvin erilaisissa tehtävissä ja organisaatioissa työskenteleviä ihmisiä, kuten toimitusjohtajia, kehitysjohtajia, myyntijohtajia, tietohallintojohtajia ja henkilöstöjohtajia.

Lisätietoja
http://www.cxomentor.fi/
http://www.intunex.fi/

Toimitusjohtaja, Janne Ruohisto, Intunex Oy
janne.ruohisto(a)intunex.fi
050-3572316

Manageriaalinen johtamismalli on toiminut hyvin sellaisissa ympäristöissä, joissa on pystytty luomaan monistettavia, jopa sekuntikellon kanssa tehostettavia prosesseja. Yritysten toimintaympäristöt ovat kuitenkin muuttuneet jatkuvasti monimutkaisemmiksi. Asiantuntijat kohtaavat työssään entistä haasteellisempia ongelmia, joiden ratkomiseen tarvitaan useamman eri henkilön osaamista, joka tyypillisesti on hajautunut ympäri organisaatiota:

Monimutkaistuva liiketoimintaympäristö edellyttää uusia toimintatapoja ja työvälineitä

Samat toimitatavat jotka toimivat yksinkertaisissa ympäristöissä eivät toimi monimutkaisissa ympäristöissä. Yrityksiin isolla rahalla rakennetut tiedonhallinnan järjestelmät eivät ratkaise näitä ongelmia, koska ne keskittyvät dokumenttien ja tiedon hallintaan. Osaaminen, joka on usein ns. hiljaista tietoa, ei välity dokumenteissa, vaan ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Dokumenttien sijaan olisi keskitettävä enemmän huomiota ihmisten välisiin suhteisiin ja asiantuntijoiden väliseen vuorovaikutukseen.

Ylivoimaisesti nopein ja tehokkain tapa ratkaista vaativia ongelmia, on saada oikeat ihmiset saman pöydän ääreen. Ideaalitilanteessa kuka tahansa voisi saada apua muilta asiantuntijoilta juuri silloin kun sitä tarvitaan, paikasta, asemasta ja organisaatiohierarkiasta riippumatta. Jokaisella työntekijällä pitäisi olla mahdollisuus jakaa työssään kohtaamat haastavat ideat, ongelmat ja saada niihin apua muilta. Tämä ei onnistu jos jokainen on asiantuntija on määrätty suorittamaan vain ennalta määrättyjä tehtäviä. Jotta tässä onnistutaan, yritys tarvitsee yhteisöllisiä toimintatapoja ja välineitä, jotka tukevat asiantuntijoiden välistä vuorovaikutusta ja osaamista jakamista. Yrityksiin tarvitaan osaamisen jakamisen ja auttamisen prosesseja.

Parvessa asiantuntijasi ovat älykkäämpiä

Monissa yrityksissä on alettu miettimään konkreettisia toimintatapoja näihin haasteisiin. Google on ottanut käyttöön yksinkertaisen mallin, jossa jokainen henkilö voi käyttää 20% työajastaan vapaasti oman mielenkiinnon mukaan muihin projekteihin, kuin mitä muuten säännöllisesti tekee. F-Securen edustaja kertoi eräässä tilaisuudessa, että heillä vastaava on yksi päivä kuukaudessa. Tämä antaa asiantuntijoille varsin runsaan vapauden päättää siitä, mihin työajan käyttää. Voiko tämä olla tehokasta? Googlella on tarjota vakuuttavia esimerkkejä: 20% työaika on johtanut monen innovatiivisiin tuotteen syntymiseen, kuten Gmail ja Google Earth.

On selvää, että tämän tyylisen toiminnan pitää olla hyvin organisoitua ja oikealla tavalla johdettua tai toiminnasta tulee liian sattumanvaraista, epävarmaa ja tehotonta. Se, että työntekijät käyttävät 10-20% ajastaan johonkin muuhun projektiin kuin mihin heidät on määrätty, ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita sitä, että he käyttäisivät tuon ajan jotenkin vähemmän tärkeisiin asioihin. Jos yrityksessä on tehty oikeita asioita ennenkin, tehdään sitä tässäkin tapauksessa: 80-90% omia projekteja ja 10-20% muiden projekteja. Jos tuo aika jakaantuisi tasaisesti 100 henkilön yrityksessä olisi jatkuvasti 80-90 henkilöä kiinni omissa projekteissaan ja 10-20 henkilöä parvessa auttamassa muita.

Mallia voidaan ottaa myös sosiaalisen median toimintatavoista, joissa yhteisten kiinnostuksen kohteiden (sosiaalisen objektin) ympärille organisoituu vapaamuotoisia avoimia ryhmiä. Ryhmien sijaan voidaan puhua parvista, joilla ei ole tarkaan määriteltyä rajoja. Parvessa jokainen osallistuu yhteisten ideoiden ja ongelmien kehittelyyn oman osaamisen, kiinnostusten ja mahdollisuuksien mukaan. Verkossa osallistumisaktiivisuudesta käytetään havainnollistavaa lukusarjaa 1-9-90, jolla viitataan siihen että vain yksi prosentti tuottaa aktiivisesti sisältöä, muut kommentoivat ja valtaosa vain seuraa sivusta. Samaa toimintamallia voidaan soveltaa myös yritysten sisällä tekemällä osallistumiskynnys yhteisiin projekteihin mahdollisimman matalaksi ja sallia osallistuminen hyvin eri tasolla: voi olla esimerkiksi niin, että jossakin ryhmässä  vain 1% on henkilöitä jotka panostavat projektiin täysipainoisesti, 9% henkilöistä auttavat vain tarvittaessa ja 90% on kuulolla, oppimassa ja ottamassa vaikutteita omiin projekteihinsa.

Tämä toimintamalli voidaan mieltää yrityksen sisäiseksi crowdsourcingiksi eli joukkoälyksi. Joukkoälyä voi hyödyntää esimerkiksi ideoiden ja palautteen keräämiseen, ongelmien ratkaisuun, uusien tuotteiden innovointiin, nykyisten tuotteiden kehittämiseen, strategiatyöhön osallistamiseen, markkinointimateriaalien työstämiseen jne. Crowdsourcing tulisi nähdä yhteisöllisenä toimintamuotona, niin että ideoita tuotetaan, jaetaan ja kehitellään yhteisöllisesti. Vastuu päätöksistä pitää kuitenkin olla asian omistajalla.

Parvessa resursseja hyödynnetään joustavammin ja tehokkaammin kuin byrokraattisessa manageriaalisessa johtamismallissa. Osaaminen jakaantuu ja kanavoituu sinne missä sitä tarvitaan silloin kun sitä tarvitaan. Osaamista jakamalla asiantuntijat tekevät nopeammin parempia päätöksiä ja vähemmän virheitä, jotka yleensä tulevat myöhemmin kalliiksi.

Parvien syntymistä ja työskentelyä voidaan tehostaa oikeilla välineillä

Jotta yrityksen sisäinen osaamisen jakaminen olisi tehokasta, yrityksellä pitää olla toimivat välineet auttaa parvien syntymistä ja tukea niiden tehokasta toimintaa. Jokaisen työntekijän on voitava löytää ne henkilöt jotka osaavat jotakin asiaa tai ovat kiinnostuneita siitä, ja joilta voi pyytää apua. Tämä onnistuu kenties helpoiten Intunexin kehittämän xTunen avulla, jolla jokainen työntekijä voi löytää henkilöt, jotka osaavat jotakin asiaa tai ovat kiinnostuneita siitä, ja pyytää heiltä apua. xTunessa auttaminen tapahtuu yhteisöllisesti: idean, ongelman tai projektin ympärille muodostuu asiantuntijaparvi, joka voi työstää asiaa yhdessä eteenpäin. Lisäksi on tärkeää, että asiantuntijaparvilla on mahdollisuus hyödyntää toiminnassaan joustavasti erilaisia ja kuhunkin tarkoitukseen parhaiten soveltuvia viestintäympäristöjä, kuten wikejä, pikaviestintää, verkkokokoushuoneita, jaettuja muistiinpanoja jne.

Ennen kuin ottaa käyttöön uusia välineitä, on hyvä miettiä ensin tavoitteita, joita halutaan saada aikaiseksi. Jos toiminnan kehittäminen nähdään vain joukkona uusia työkaluja, eikä kiinnitetä huomiota toimintatapoihin ja -kultuuriin, on hyvin todennäköistä, että työkaluista ei saada hyötyjä irti. Jos haluat lähteä kehittämään yhteisöllisiä ja vuorovaikutteisia toimintatapoja yritykseesi, se kannattaa tehdä suunnitelmallisesti. Lähde liikkeelle tavoitteista ja mieti vasta sitten tarkoituksenmukaisia välineitä. Jos osaamista ei löydy riittävästi omasta takaa, apua toimintatapojen kehittämiseen ja oikeiden välineiden valintaan kannattaa pyytää asiaan perehtyneiltä alan ammattilaisilta. Suomesta löytyy iso joukko alaan erikoistuneita yrityksiä, joiden kanssa Intunex tekee yhteistyötä: MEMEgroup, Kinda, Inflow, Rautasilta, Cozone, Promener, Intosome – muutama mainitakseni.